Collecte des données
Préambule
En naviguant sur le site internet de l’Union régionale Hlm (URHlm) en Nouvelle-Aquitaine et en utilisant les différents formulaires qui y figurent vos données à caractère personnel sont collectées et traitées par les services gestionnaires de l’URHlm en Nouvelle-Aquitaine.
Afin que vous puissiez comprendre la manière dont vos informations sont traitées, l’URHlm en Nouvelle-Aquitaine a établi la présente Politique de confidentialité.
A travers ce document, l’URHlm en Nouvelle-Aquitaine s’engage à respecter et à faire respecter, l’ensemble des obligations réglementaires applicables en matière de protection des données à caractère personnel, notamment le règlement européen 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques et à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (ci-après le « RGPD ») et la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés (dans sa dernière version du 20 juin 2018).
Définition
Données à caractère personnel : il s’agit de toute information permettant d’identifier directement ou indirectement une personne physique. La notion de données à caractère personnel est très large et inclue des données directement nominatives comme le nom et le prénom ou indirectement nominatives comme des identifiants, des données biométriques, un numéro de carte bancaire, une adresse IP.
– Personne concernée :
Individu pouvant être identifié, directement ou indirectement, par référence à des données à caractère personnel.
– Traitement de données à caractère personnel :
il s’agit de toute opération ou tout ensemble d’opérations effectuées ou non à l’aide de procédés automatisés et appliqués à des données ou des ensembles de données à caractère personnel, telles que la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la structuration, la conservation, l’adaptation ou la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l’interconnexion, la limitation, l’effacement ou la destruction.
– Responsable de traitement :
il s’agit de la personne physique ou morale, autorité publique, service ou autre organisme qui, seul ou conjointement avec d’autres, détermine les finalités (le « pourquoi ? ») et les moyens (le « comment ? ») d’un traitement de données à caractère personnel.
En l’espèce, le responsable de traitement est l’URHlm en Nouvelle-Aquitaine.
– Sous-traitant :
il s’agit de la personne physique ou morale, autorité publique, service ou autre organisme qui traite des données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement (ex : hébergeur du site internet de l’URHlm en Nouvelle-Aquitaine)
Données collectées
L’URHlm en Nouvelle-Aquitaine collecte et traite les informations renseignées par le biais des différents formulaires de son site internet.
La collecte des informations vous concernant varie en fonction du formulaire de collecte utilisé (formulaire de contact, inscription pour suivre l’actualité, contact etc.). Pour la majorité des formulaires les informations suivantes sont collectées :
– Données d’identification :
Nom, prénom, adresse email, numéro de téléphone.
– Données collectées par le biais des formulaires :
Message envoyé, objet de la demande etc.
En plus des données collectées par le biais des formulaires, le site internet peut collecter des informations telles que des données de connexions (adresses IP, journaux d’événements, etc.) ou encore des données relatives aux mesures d’audiences (statistiques sur les pages vues, le temps passé sur une page, etc.) grâce à l’interactivité qui s’opère entre vous et le site internet.
Finalités des traitements
L’ensemble des informations saisies via les formulaires de contact sont uniquement collectées dans le but de traiter vos demandes.
L’URHlm en Nouvelle-Aquitaine vous informe de façon plus précise lors de collecte effective de vos données (par exemple par le biais de mentions sous les formulaires de notre site internet).
S’agissant des données que vous nous communiquez lors de votre inscription pour suivre notre actualité celles-ci sont utilisées dans le but de vous envoyer diverses informations mais aussi des invitations à des évènements. Si toutefois vous changez d’avis et ne souhaitez plus recevoir d’informations de la part de l’URHlm en Nouvelle-Aquitaine vous pouvez à tout moment vous désabonner via le lien de désinscription présent dans chaque communication.
Enfin les données de connexions et de mesures d’audiences sont nécessaires aux fins de sécurisation et d’amélioration de notre site internet.
Durée de conservation
La durée de conservation des données personnelles que vous nous communiquez via les formulaires de contact dépend des demandes que vous formulez et du traitement réalisé par la suite par le service en charge de votre demande.
S’agissant des données que vous nous communiquez lors de votre inscription à la newsletter celles-ci sont conservées uniquement le temps de votre abonnement.
Enfin l’ensemble des fichiers journaux du site Internet ne sont pas conservés plus de 6 mois.
Destinataires des données
Vos données sont traitées dans la limite de leurs attributions respectives par le service de communication et par leurs sous-traitants dans la limite de l’exécution de la mission qui leur est confiée (ex : hébergeur du site internet, prestataire site internet).
Droits des personnes
Vous disposez d’un droit d’accès, de rectification, d’opposition, de limitation du traitement, de portabilité et d’effacement dans les conditions prévues dans le règlement 2016/679 du 27 avril 2016.
Vous pouvez exercer ces droits en vous adressant à notre délégué à la protection des données par email :
dpo-urhlmna@union-habitat.org
ou par courrier à destination du délégué à la protection des données de l’URHlm en Nouvelle-Aquitaine :
Direction régionale
98 avenue de la Libération
33110 Le Bouscat
en accompagnant votre demande de toute information permettant d’attester de votre identité.
Vous disposez enfin du droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle relativement aux traitements de données mis en œuvre tel qu’indiqué précédemment ainsi qu’à l’exercice de vos droits s’y rattachant. En France, il s’agit de la CNIL.
Sécurité des données
L’URHlm en Nouvelle-Aquitaine veille à garantir la sécurité et la confidentialité des données traitées.
Dès lors, l’URHlm en Nouvelle-Aquitaine met en œuvre toutes les mesures techniques et organisationnelles nécessaires de manière à protéger les données traitées contre toute divulgation, perte, modification non désirée, accès non autorisé et notamment :
- Un module anti-virus Malwarebytes a été installé afin de protéger les données enregistrées sur le site internet. Une sauvegarde hebdomadaire de la base de données du site a été mise en place, permettant ainsi d’avoir les archives de toutes les données présentes et au jour souhaité.
- Un module Complianz est également installé afin de détecter les cookies sur le site et de sauvegarder les données enregistrées le jour présent, pendant un mois, uniquement si la personne donne son autorisation en cliquant sur le bouton “accepter”, lors de sa première visite sur le site.
- Seules 2 personnes à l’URHlm ont accès aux données enregistrées sur le site internet. L’accès de ces 2 personnes au site internet est renouvelé tous les 6 mois.
Modifications de la charte
La présente charte de confidentialité des données à caractère personnel peut changer à tout moment en fonction des évolutions légales, réglementaires, jurisprudentielles et doctrinales (doctrine de la CNIL notamment).
En cas de modification de la présente charte, celles-ci seront immédiatement applicables et nous invitons les utilisateurs à prendre connaissance de la nouvelle charte.
Autorisation d’exploitation de l’image et/ou de la voix
Préambule
Qu’est-ce que le droit à l’image et/ou de la voix ? Le droit à l’image et/ou de la voix permet d’autoriser ou de refuser la reproduction et la diffusion publique de l’image et/ou de la voix de la personne concernée.
Par principe, une autorisation doit être demandée pour utiliser l’image et la voix d’une personne (mais aussi son nom), si celle-ci est identifiable (par ses traits mais également par le contexte, le décor, etc.).
Cette autorisation doit être précise (durée, territoire, modalités, etc.) afin de s’assurer que la personne a donné son consentement à toutes les utilisations qui seront faites de l’image.
Ainsi, à l’occasion d’événements organisés par l’Union régionale Hlm (URHlm) en Nouvelle-Aquitaine, notamment en distanciel, le formulaire d’inscription en ligne adressé aux personnes en vue de leur participation permet de recueillir leur consentement sur l’utilisation de leur image et/ou voix. En présentiel, un formulaire papier donnant autorisation est privilégié.
L’Union régionale Hlm (URHlm) en Nouvelle-Aquitaine précise ci-dessous dans quelles conditions votre image et/ou votre voix seront utilisées.
Données recueillies dans le formulaire en ligne :
- Prénom, Nom
- Organisme
- Fonction
- Téléphone
Autorisation donnÉe à :
Union régionale Hlm en Nouvelle-Aquitaine (UR Hlm), dont le siège social se situe 98 avenue de la Libération, 33110 Le Bouscat.
Nature de l’exploitation
- Photos
- Interviews
- Vidéos
- Captations d’images réalisées par un tiers
Contexte d’utilisation des photographies, interviews et vidéos
Objet
Dans le cadre de rencontres, événements, réunions organisés par l’URHlm ou en partenariat avec l’URHlm, et de sa communication.
Lieu
En Nouvelle-Aquitaine
Autorisation
La personne concernée autorise l’URHlm en Nouvelle-Aquitaine, à titre gratuit (aucune rémunération en contrepartie), à reproduire, représenter et exploiter totalement ou partiellement :
- Son image, son nom, son prénom, sa fonction et son organisme
- Sa voix
Telle(s) que fixées sur les photos, vidéos, interviews et captations d’images réalisées par un tiers prévues ci-dessus, directement ou par tout tiers autorisé par l’URHlm en Nouvelle-Aquitaine, dans les conditions suivantes :
- En France métropolitaine pour l’exploitation matérielle ou physique et potentiellement dans le monde entier pour l’exploitation numérique (du fait des réseaux sociaux notamment) ;
- Par voie de presse écrite, voie audiovisuelle, voie numérique (notamment sites internet, intranet, réseaux sociaux, etc.) et procédés techniques connus ou inconnus à ce jour ;
- Sur tous les supports inhérents aux voies d’exploitations précisées ci-avant (papier, pellicules, DVD, etc.) ;
- Dans tous formats, insérés ou non dans des documents audiovisuels, numériques, multimédias, etc. ;
- A des fins de communication publicitaire (achat d’espace publicitaire et presse), interne et externe à l’URHlm en Nouvelle-Aquitaine.
Cette autorisation emporte expressément la faculté pour l’URHlm en Nouvelle-Aquitaine d’apporter à la fixation initiale de l’image de la personne concernée toute modification qu’elle jugerait utile dès lors qu’elle n’entraîne aucune altération ni ne porte atteinte à son image, sa réputation ou sa vie privée.
La présente autorisation est accordée pour une durée indéterminée qui ne saurait être inférieure à 5 ans. Par la présente, la personne concernée reconnait que dans le cas où elle souhaiterait ne plus voir son image et/ou sa voix diffusées au-delà de l’autorisation minimale accordée, elle s’engage à contacter l’URHlm en Nouvelle-Aquitaine qui fera le nécessaire pour ne plus procéder à de nouvelles exploitations dans le cadre de rencontres, événements, réunions organisés par l’URHlm ou en partenariat avec l’URHlm et de sa communication. La personne concernée reconnaît toutefois que l’URHlm en Nouvelle-Aquitaine ne pourra interrompre la diffusion des supports contenant l’événement en cours.
La personne déclare avoir 18 ans ou plus et être compétent(e) à donner son autorisation en son propre nom, en ayant compris toutes les implications de ladite autorisation. Si la personne est mineure, l’autorisation doit être signée par le représentant légal.
Pour obtenir des informations sur les traitements de données à caractère personnel liés à la présente autorisation, vous pouvez contacter l’URHlm en Nouvelle-Aquitaine à dpo-urhlmna@union-habitat.org.
Vous disposez d’un droit d’accès, de rectification, de limitation et d’effacement relativement à l’ensemble des données vous concernant dans les conditions prévues par le RGPD.
Ces droits peuvent être exercés en s’adressant au Délégué à la Protection des Données (ou « DPO ») de l’Union régionale Hlm en Nouvelle-Aquitaine, 98 avenue de la Libération, 33110 Le Bouscat ou à l’adresse électronique dpo-urhlmna@union-habitat.org en joignant à la demande tout élément permettant d’attester de votre identité. Vous pouvez enfin introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle relativement aux traitements de données que nous mettons en œuvre tel qu’indiqué précédemment ainsi qu’à l’exercice de vos droits s’y rattachant. En France, il s’agit de la CNIL : https://www.cnil.fr/fr/plaintes.
Collecte des données
Préambule
En naviguant sur le site internet de l’Union régionale Hlm (URHlm) en Nouvelle-Aquitaine et en utilisant les différents formulaires qui y figurent vos données à caractère personnel sont collectées et traitées par les services gestionnaires de l’URHlm en Nouvelle-Aquitaine.
Afin que vous puissiez comprendre la manière dont vos informations sont traitées, l’URHlm en Nouvelle-Aquitaine a établi la présente Politique de confidentialité.
A travers ce document, l’URHlm en Nouvelle-Aquitaine s’engage à respecter et à faire respecter, l’ensemble des obligations réglementaires applicables en matière de protection des données à caractère personnel, notamment le règlement européen 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques et à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (ci-après le « RGPD ») et la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés (dans sa dernière version du 20 juin 2018).
Définition
Données à caractère personnel : il s’agit de toute information permettant d’identifier directement ou indirectement une personne physique. La notion de données à caractère personnel est très large et inclue des données directement nominatives comme le nom et le prénom ou indirectement nominatives comme des identifiants, des données biométriques, un numéro de carte bancaire, une adresse IP.
– Personne concernée :
Individu pouvant être identifié, directement ou indirectement, par référence à des données à caractère personnel.
– Traitement de données à caractère personnel :
il s’agit de toute opération ou tout ensemble d’opérations effectuées ou non à l’aide de procédés automatisés et appliqués à des données ou des ensembles de données à caractère personnel, telles que la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la structuration, la conservation, l’adaptation ou la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l’interconnexion, la limitation, l’effacement ou la destruction.
– Responsable de traitement :
il s’agit de la personne physique ou morale, autorité publique, service ou autre organisme qui, seul ou conjointement avec d’autres, détermine les finalités (le « pourquoi ? ») et les moyens (le « comment ? ») d’un traitement de données à caractère personnel.
En l’espèce, le responsable de traitement est l’URHlm en Nouvelle-Aquitaine.
– Sous-traitant :
il s’agit de la personne physique ou morale, autorité publique, service ou autre organisme qui traite des données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement (ex : hébergeur du site internet de l’URHlm en Nouvelle-Aquitaine)
Données collectées
L’URHlm en Nouvelle-Aquitaine collecte et traite les informations renseignées par le biais des différents formulaires de son site internet.
La collecte des informations vous concernant varie en fonction du formulaire de collecte utilisé (formulaire de contact, inscription pour suivre l’actualité, contact etc.). Pour la majorité des formulaires les informations suivantes sont collectées :
– Données d’identification :
Nom, prénom, adresse email, numéro de téléphone.
– Données collectées par le biais des formulaires :
Message envoyé, objet de la demande etc.
En plus des données collectées par le biais des formulaires, le site internet peut collecter des informations telles que des données de connexions (adresses IP, journaux d’événements, etc.) ou encore des données relatives aux mesures d’audiences (statistiques sur les pages vues, le temps passé sur une page, etc.) grâce à l’interactivité qui s’opère entre vous et le site internet.
Finalités des traitements
L’ensemble des informations saisies via les formulaires de contact sont uniquement collectées dans le but de traiter vos demandes.
L’URHlm en Nouvelle-Aquitaine vous informe de façon plus précise lors de collecte effective de vos données (par exemple par le biais de mentions sous les formulaires de notre site internet).
S’agissant des données que vous nous communiquez lors de votre inscription pour suivre notre actualité celles-ci sont utilisées dans le but de vous envoyer diverses informations mais aussi des invitations à des évènements. Si toutefois vous changez d’avis et ne souhaitez plus recevoir d’informations de la part de l’URHlm en Nouvelle-Aquitaine vous pouvez à tout moment vous désabonner via le lien de désinscription présent dans chaque communication.
Enfin les données de connexions et de mesures d’audiences sont nécessaires aux fins de sécurisation et d’amélioration de notre site internet.
Durée de conservation
La durée de conservation des données personnelles que vous nous communiquez via les formulaires de contact dépend des demandes que vous formulez et du traitement réalisé par la suite par le service en charge de votre demande.
S’agissant des données que vous nous communiquez lors de votre inscription à la newsletter celles-ci sont conservées uniquement le temps de votre abonnement.
Enfin l’ensemble des fichiers journaux du site Internet ne sont pas conservés plus de 6 mois.
Destinataires des données
Vos données sont traitées dans la limite de leurs attributions respectives par le service de communication et par leurs sous-traitants dans la limite de l’exécution de la mission qui leur est confiée (ex : hébergeur du site internet, prestataire site internet).
Droits des personnes
Vous disposez d’un droit d’accès, de rectification, d’opposition, de limitation du traitement, de portabilité et d’effacement dans les conditions prévues dans le règlement 2016/679 du 27 avril 2016.
Vous pouvez exercer ces droits en vous adressant à notre délégué à la protection des données par email :
dpo-urhlmna@union-habitat.org
ou par courrier à destination du délégué à la protection des données de l’URHlm en Nouvelle-Aquitaine :
Direction régionale
98 avenue de la Libération
33110 Le Bouscat
en accompagnant votre demande de toute information permettant d’attester de votre identité.
Vous disposez enfin du droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle relativement aux traitements de données mis en œuvre tel qu’indiqué précédemment ainsi qu’à l’exercice de vos droits s’y rattachant. En France, il s’agit de la CNIL.
Sécurité des données
L’URHlm en Nouvelle-Aquitaine veille à garantir la sécurité et la confidentialité des données traitées.
Dès lors, l’URHlm en Nouvelle-Aquitaine met en œuvre toutes les mesures techniques et organisationnelles nécessaires de manière à protéger les données traitées contre toute divulgation, perte, modification non désirée, accès non autorisé et notamment :
- Un module anti-virus Malwarebytes a été installé afin de protéger les données enregistrées sur le site internet. Une sauvegarde hebdomadaire de la base de données du site a été mise en place, permettant ainsi d’avoir les archives de toutes les données présentes et au jour souhaité.
- Un module Complianz est également installé afin de détecter les cookies sur le site et de sauvegarder les données enregistrées le jour présent, pendant un mois, uniquement si la personne donne son autorisation en cliquant sur le bouton “accepter”, lors de sa première visite sur le site.
- Seules 2 personnes à l’URHlm ont accès aux données enregistrées sur le site internet. L’accès de ces 2 personnes au site internet est renouvelé tous les 6 mois.
Modifications de la charte
La présente charte de confidentialité des données à caractère personnel peut changer à tout moment en fonction des évolutions légales, réglementaires, jurisprudentielles et doctrinales (doctrine de la CNIL notamment).
En cas de modification de la présente charte, celles-ci seront immédiatement applicables et nous invitons les utilisateurs à prendre connaissance de la nouvelle charte.
Autorisation d’exploitation de l’image et/ou de la voix
Préambule
Qu’est-ce que le droit à l’image et/ou de la voix ? Le droit à l’image et/ou de la voix permet d’autoriser ou de refuser la reproduction et la diffusion publique de l’image et/ou de la voix de la personne concernée.
Par principe, une autorisation doit être demandée pour utiliser l’image et la voix d’une personne (mais aussi son nom), si celle-ci est identifiable (par ses traits mais également par le contexte, le décor, etc.).
Cette autorisation doit être précise (durée, territoire, modalités, etc.) afin de s’assurer que la personne a donné son consentement à toutes les utilisations qui seront faites de l’image.
Ainsi, à l’occasion d’événements organisés par l’Union régionale Hlm (URHlm) en Nouvelle-Aquitaine, notamment en distanciel, le formulaire d’inscription en ligne adressé aux personnes en vue de leur participation permet de recueillir leur consentement sur l’utilisation de leur image et/ou voix. En présentiel, un formulaire papier donnant autorisation est privilégié.
L’Union régionale Hlm (URHlm) en Nouvelle-Aquitaine précise ci-dessous dans quelles conditions votre image et/ou votre voix seront utilisées.
Données recueillies dans le formulaire en ligne :
- Prénom, Nom
- Organisme
- Fonction
- Téléphone
Autorisation donnÉe à :
Union régionale Hlm en Nouvelle-Aquitaine (UR Hlm), dont le siège social se situe 98 avenue de la Libération, 33110 Le Bouscat.
Nature de l’exploitation
- Photos
- Interviews
- Vidéos
- Captations d’images réalisées par un tiers
Contexte d’utilisation des photographies, interviews et vidéos
Objet
Dans le cadre de rencontres, événements, réunions organisés par l’URHlm ou en partenariat avec l’URHlm, et de sa communication.
Lieu
En Nouvelle-Aquitaine
Autorisation
La personne concernée autorise l’URHlm en Nouvelle-Aquitaine, à titre gratuit (aucune rémunération en contrepartie), à reproduire, représenter et exploiter totalement ou partiellement :
- Son image, son nom, son prénom, sa fonction et son organisme
- Sa voix
Telle(s) que fixées sur les photos, vidéos, interviews et captations d’images réalisées par un tiers prévues ci-dessus, directement ou par tout tiers autorisé par l’URHlm en Nouvelle-Aquitaine, dans les conditions suivantes :
- En France métropolitaine pour l’exploitation matérielle ou physique et potentiellement dans le monde entier pour l’exploitation numérique (du fait des réseaux sociaux notamment) ;
- Par voie de presse écrite, voie audiovisuelle, voie numérique (notamment sites internet, intranet, réseaux sociaux, etc.) et procédés techniques connus ou inconnus à ce jour ;
- Sur tous les supports inhérents aux voies d’exploitations précisées ci-avant (papier, pellicules, DVD, etc.) ;
- Dans tous formats, insérés ou non dans des documents audiovisuels, numériques, multimédias, etc. ;
- A des fins de communication publicitaire (achat d’espace publicitaire et presse), interne et externe à l’URHlm en Nouvelle-Aquitaine.
Cette autorisation emporte expressément la faculté pour l’URHlm en Nouvelle-Aquitaine d’apporter à la fixation initiale de l’image de la personne concernée toute modification qu’elle jugerait utile dès lors qu’elle n’entraîne aucune altération ni ne porte atteinte à son image, sa réputation ou sa vie privée.
La présente autorisation est accordée pour une durée indéterminée qui ne saurait être inférieure à 5 ans. Par la présente, la personne concernée reconnait que dans le cas où elle souhaiterait ne plus voir son image et/ou sa voix diffusées au-delà de l’autorisation minimale accordée, elle s’engage à contacter l’URHlm en Nouvelle-Aquitaine qui fera le nécessaire pour ne plus procéder à de nouvelles exploitations dans le cadre de rencontres, événements, réunions organisés par l’URHlm ou en partenariat avec l’URHlm et de sa communication. La personne concernée reconnaît toutefois que l’URHlm en Nouvelle-Aquitaine ne pourra interrompre la diffusion des supports contenant l’événement en cours.
La personne déclare avoir 18 ans ou plus et être compétent(e) à donner son autorisation en son propre nom, en ayant compris toutes les implications de ladite autorisation. Si la personne est mineure, l’autorisation doit être signée par le représentant légal.
Pour obtenir des informations sur les traitements de données à caractère personnel liés à la présente autorisation, vous pouvez contacter l’URHlm en Nouvelle-Aquitaine à dpo-urhlmna@union-habitat.org.
Vous disposez d’un droit d’accès, de rectification, de limitation et d’effacement relativement à l’ensemble des données vous concernant dans les conditions prévues par le RGPD.
Ces droits peuvent être exercés en s’adressant au Délégué à la Protection des Données (ou « DPO ») de l’Union régionale Hlm en Nouvelle-Aquitaine, 98 avenue de la Libération, 33110 Le Bouscat ou à l’adresse électronique dpo-urhlmna@union-habitat.org en joignant à la demande tout élément permettant d’attester de votre identité. Vous pouvez enfin introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle relativement aux traitements de données que nous mettons en œuvre tel qu’indiqué précédemment ainsi qu’à l’exercice de vos droits s’y rattachant. En France, il s’agit de la CNIL : https://www.cnil.fr/fr/plaintes.